まず確認したいAI活用の共有状況

最初に確認するのは、AIを使っている社員の人数ではなく、他の社員がその使い方を再現できる状態かどうかです。

たとえば、営業担当者が提案書のたたき台をAIで作っていても、使った指示文や確認手順が本人のパソコンにしか残っていなければ、社内の知識にはなっていません。経営者が「AIを使っている人はいる」と把握していても、使い道や注意点まで見えていないケースがあります。

次の項目を、部署ごとに確認してみてください。回答が「担当者に聞かないと分からない」場合は、共有の仕組みを整える余地があります。

共有するべきAI活用の情報

共有資料には、成功した指示文だけでなく、対象業務、使う前の準備、出力の確認方法まで含めます。

AI活用を社内で再現するには、「この文章をAIに入力する」という情報だけでは不十分です。業務のどの場面で使うのか、入力してよい情報は何か、出力をそのまま使わずにどこを確認するのかが必要になります。

ここでいう指示文とは、AIに依頼する内容や条件を文章で指定したものです。社内では「プロンプト」と呼ばれることもありますが、呼び方よりも、他の社員が目的と使い方を理解できることを優先します。

個人の工夫を社内知識に変える手順

共有は、利用者を探して終わりにせず、業務を選び、記録し、小さく試し、標準手順として整える順番で進めます。

別の社員が試す段階では、作成者が横で操作を説明しすぎないことがポイントです。手順だけでは分からない箇所が見つかれば、その部分を共有資料に追加できます。うまくいかなかった例も、入力方法や確認方法を改善する材料になります。

継続して使われる共有の仕組み

共有資料を作るだけでは定着しないため、置き場所、管理者、見直すきっかけを最初に決めます。

社内ポータルや共有フォルダなど、すでに社員が使っている場所にまとめると、探す手間を抑えやすくなります。新しいツールを導入する場合も、ツールを増やすこと自体ではなく、誰がいつ確認するかを明確にすることが重要です。

また、AIの出力を最終判断に使う業務では、担当者による確認を省かないルールが必要です。顧客情報、個人情報、社内機密などを入力する場合は、自社の情報管理ルールと利用するAIサービスの条件を確認してから運用します。