最初に確認したい社内データの種類

最初から全社のファイルを整理する必要はありません。AIを使いたい業務に関係する情報から、発生場所と保管場所を確認するのが現実的です。

たとえば、問い合わせ対応を効率化したい場合は、商品資料、見積書のひな型、過去の回答、社内ルールなどが候補になります。営業担当者の経験だけで対応している業務では、メールや個人フォルダに情報が分散していることもあります。

まずは「AIで何をさせたいか」を起点に、次のような情報を確認します。

ここでいう「データ」は、データベースに保存された数値だけではありません。WordやExcelの文書、PDF、メール、紙をスキャンしたファイル、業務担当者が使うメモも、AI活用の対象になり得ます。

ファイルと業務情報を一覧にする方法

整理の第一歩は、ファイル名をきれいに変更することではなく、「どの業務で、誰が、どの情報を使っているか」を一覧にすることです。

担当者ごとに、AI導入を検討している業務を聞き取りましょう。聞き取りでは、ファイルの保存場所だけでなく、作業の開始から完了までに参照する資料を確認します。個人のパソコンやメールボックスにしかない情報も、漏れなく記録します。

この一覧があると、支援者に相談するときも「AIを導入したい」という抽象的な相談から、「この業務のこの情報を使って、回答作成を補助したい」という具体的な相談に変えられます。

AI導入前に確認するデータの状態

AIで使えるかどうかは、ファイルの数よりも、内容の正しさ、更新状況、利用してよい範囲が整理されているかで判断します。

ファイルが大量にあっても、古い資料と現行資料の区別がつかなければ、業務で使う情報を選びにくくなります。反対に、対象業務を絞り、使用する資料と管理者が明確なら、少ない情報から検討を始められる場合があります。

特に注意したいのが、個人情報や取引先との契約に関する情報です。AIツールに入力してよい情報か、社内で共有してよい情報かは別の問題です。利用規約や社内ルールの確認が必要になるため、判断できない情報は「要確認」として一覧に残し、導入支援者や専門家に相談できる状態にしておきます。

整理だけで終わらせず支援につなげる考え方

データ整理はAI導入の前準備ですが、整理の目的はファイルを整然と並べることではなく、対象業務で安全に使える情報と、改善すべき業務を見分けることです。

中小企業では、情報管理の担当者が専任ではなく、経営者や現場責任者が複数の業務を兼任していることがあります。その場合、現場だけで全社の資料を評価すると、作業負担が増えたり、部門ごとに異なる判断になったりします。

支援を受ける際は、完成した一覧を渡すことだけが目的ではありません。次のような未整理の状態でも、相談材料になります。

AIツールの選定より先に、対象業務・利用情報・管理責任者を整理することが、導入支援を有効に活用するための準備になります。すべてを自社だけで完成させようとせず、現状の一覧や困っている点を持って相談すると、整理すべき範囲を決めやすくなります。