初回相談はツール選びから始まりやすい

AI導入の初回相談では、「何を使ったらいいか」「どのツールを使えばいいか」という要望が最初に出てくることが多いです。

経営者の立場からすると、AIを導入するなら、まず利用するサービスやツールを決めるものだと考えやすいかもしれません。実際、問い合わせの段階で具体的なツール名が出てくることもあります。

しかし、ツール名が先に出てきた場合、私たちはそのツールの説明から始めるのではなく、どの仕事に手間がかかっているのか、どの仕事を面倒に感じているのかを確認します。ここが、経営者が最初に話すことと、支援者が本当に確認したいことの違いです。

ツールより先に確認したい業務の状態

ツール名から相談が始まるときほど、AI導入の前に業務整理の話へ進むことが多くなります。

業務整理とは、仕事の内容や手順、担当している人を分けて確認することです。AIを使えるかどうかを先に決めるのではなく、まず現在の仕事の流れを把握します。

相談前から「この仕事はAIでは無理だ」と判断する必要はありません。手間がかかっている仕事や面倒な仕事を、まず把握しておくことが大切です。AIで解決できる業務だけを探すのではなく、業務内容に合った方法を検討するためです。

報告書とセミナー受付で起きる相談内容のずれ

報告書作成やセミナーの受付管理では、AIツールを探す前に、誰がどの作業を担うべきかを見直せる場合があります。

報告書については、「自分で書かないといけない」と感じている方が多くいます。そのため、作成を効率化するツールに目が向きますが、まず報告書作成の手順や担当の置き方を確認します。

セミナーの場合は、申し込みの受付からセミナー後のフォローまで自分が対応します。その一連の業務を自分がやらないとは感じていないため、自動化という発想になりにくいことがあります。

このような相談では、AIを導入するかどうかだけでなく、業務をどのように分けて進めるかを考えることが先になります。経営者が日常的に担っている仕事ほど、業務の流れを知っている人にしか見えにくい負担が含まれていることがあります。

AI導入の検討は繰り返し業務から始める

「AIで効率化したい」という相談では、業務への影響が大きくない、繰り返し発生する業務から選ぶのが基本です。

最初から会社全体に関わる業務を変えようとすると、確認する範囲が広くなります。まずは繰り返し行っていて、手間を感じている一方、業務全体への影響が大きくない作業から見ていきます。

この順番であれば、現在の業務を確認しながら、AIが適しているのか、別の仕組みで対応できるのかを考えやすくなります。AIを使うこと自体を目的にせず、業務内容に合う方法を探すための入口です。

相談前に整理しておきたい情報

問い合わせ前に、AIの知識や導入したいツールを準備するより、手間がかかっている仕事と面倒な仕事を把握しておくと、支援の方向性を相談しやすくなります。

その業務を一番知っているのは、その会社の経営者と働いている人です。外部の支援者が最初から業務の細部を把握しているわけではないため、現場で感じている負担を共有してもらうことが相談の土台になります。

この情報があれば、ツールの紹介だけで終わらず、業務整理や役割分担の見直しを含めて相談できます。AI導入の相談に行くからといって、AIで解決できる課題だけを持っていく必要はありません。